Es gibt in jedem Unternehmen diese eine Person, bei der alle sagen: Wenn die geht, haben wir ein Problem. Manchmal ist das eine Führungskraft. Oft aber jemand ganz anderes: der Techniker, der als Einziger die alte Anlage versteht. Die Sachbearbeiterin, die alle Sonderfälle im Kopf hat. Der Vertriebler mit den persönlichen Kundenbeziehungen.

Das Problem: Diese Erkenntnis kommt meist erst, wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt. Vorher hat niemand systematisch geschaut, welche Funktionen für den Betrieb wirklich kritisch sind.

Warum das Bauchgefühl trügt

Die meisten Unternehmen bewerten Positionen nach Hierarchie oder Gehalt. Beides sagt wenig darüber aus, wie kritisch eine Funktion tatsächlich ist. Eine Abteilungsleiterstelle lässt sich oft schneller nachbesetzen als eine Fachposition mit sehr spezifischem Wissen.

Kritisch ist eine Funktion aus anderen Gründen: weil ohne sie ein Prozess stillsteht, weil das Wissen nirgends dokumentiert ist, weil der Arbeitsmarkt dafür leergefegt ist, oder weil die Einarbeitung Monate dauert. Diese Kriterien haben mit dem Organigramm wenig zu tun.

Vier Fragen, die Klarheit schaffen

Erstens: Was passiert konkret, wenn diese Person morgen nicht mehr da ist? Steht etwas still, oder wird es nur unbequem?

Zweitens: Wie lange bräuchten wir, um Ersatz zu finden und einzuarbeiten? Bei manchen Funktionen sind das Wochen, bei anderen ein Jahr.

Drittens: Gibt es jemanden, der einspringen könnte? Wenn nicht, ist das ein Warnsignal.

Viertens: Ist das Wissen dieser Person irgendwo außer in ihrem Kopf? Undokumentiertes Erfahrungswissen ist das größte stille Risiko in gewachsenen Betrieben.

Was Sie mit dem Ergebnis machen

Wenn Sie wissen, welche Funktionen kritisch sind, folgen daraus konkrete Entscheidungen. Bei diesen Positionen lohnt es sich, in Bindung zu investieren, Nachfolger aufzubauen und Wissen zu dokumentieren. Nicht flächendeckend für alle, sondern gezielt dort, wo der Ausfall wirklich weh täte.

Das ist auch eine Kostenfrage. Bindungsmaßnahmen für alle sind teuer und meist wirkungslos. Für die richtigen zwanzig Prozent sind sie eine der besten Investitionen überhaupt.

Der Mittelstands-Faktor

In gewachsenen Familienunternehmen ist dieses Thema besonders brisant. Viele Mitarbeitende sind seit Jahrzehnten da und haben in dieser Zeit Wissen angesammelt, das nirgends steht. Gleichzeitig steht in vielen Betrieben eine Welle von Altersabgängen an. Wer nicht weiß, welche dieser Abgänge kritisch sind, wird von ihnen überrascht.

Die gute Nachricht: Man kann das herausfinden, und zwar in überschaubarer Zeit. Es braucht nur die Bereitschaft, einmal systematisch hinzuschauen, statt sich auf das Bauchgefühl zu verlassen.