Rechnen Sie einmal nach: Acht Personen, eine Stunde, Führungsebene. Das ist ein vierstelliger Betrag an Arbeitszeit, jede Woche, für ein Meeting, in dem oft die Hälfte der Anwesenden nur zuhört.

Meetings sind der größte unbeachtete Kostenblock in vielen Unternehmen. Nicht weil Besprechungen falsch wären, sondern weil sie sich über Jahre einschleifen, ohne dass jemand fragt, ob sie noch gebraucht werden.

Warum schlechte Meetings so hartnäckig sind

Kein Meeting wird eingeführt, um Zeit zu verschwenden. Jedes hatte einmal einen guten Grund. Nur überlebt der Termin oft den Grund. Die wöchentliche Runde wurde eingeführt, als das Unternehmen halb so groß war und alle noch alles wissen mussten. Heute sitzen zwölf Leute drin, von denen zehn nur zwei Punkte betreffen.

Dazu kommt: Meetings abzuschaffen fühlt sich riskant an. Wer den Termin streicht, könnte etwas verpassen. Also bleibt er.

Die häufigsten Fehler

Kein klares Ziel. Wenn niemand sagen kann, was am Ende anders sein soll, wird es eine Informationsrunde ohne Ergebnis.

Zu viele Teilnehmer. Die Faustregel ist einfach: Wer nichts beiträgt und nichts entscheidet, muss nicht dabei sein. Ein Protokoll reicht.

Information statt Entscheidung. Vieles, was in Meetings vorgetragen wird, könnte man lesen. Der teure gemeinsame Termin lohnt sich nur für das, was Austausch oder Entscheidung braucht.

Kein Abschluss. Wenn am Ende nicht steht, wer was bis wann macht, war es ein Gespräch, keine Besprechung.

Was tatsächlich hilft

Fangen Sie mit einer Inventur an. Listen Sie alle regelmäßigen Meetings auf, mit Teilnehmerzahl und Dauer. Allein diese Liste öffnet den meisten Geschäftsführungen die Augen.

Dann drei Fragen pro Termin: Warum gibt es ihn? Wer muss wirklich dabei sein? Was ist das Ergebnis? Was diese Fragen nicht besteht, kann weg oder schrumpfen.

Und legen Sie ein paar Regeln fest, die für alle gelten. Kein Meeting ohne Ziel und Agenda. Am Ende immer die Frage: Wer macht was bis wann. Und die Erlaubnis, ein Meeting zu verlassen, wenn man nicht gebraucht wird. Diese letzte Regel klingt banal, verändert aber die Kultur mehr als jede Software.

Warum das Führungssache ist

Meetingkultur ändert sich nicht von unten. Solange die Geschäftsführung selbst unvorbereitet in Termine geht, zwanzig Minuten zu spät kommt oder Runden einberuft, deren Zweck niemand kennt, wird kein Team seine Meetings verbessern. Wie überall in der Kultur zählt das Vorbild mehr als die Regel.